Magang adalah kegiatan yang biasanya dilakukan oleh seorang mahasiswa atau siswa siswi sekolah menengah atas di tahun kedua ajaran. Kegiatan ini sejatinya adalah sebagai wadah yang dapat menjadi media pembelajaran bagi para siswa atau siswi sebelum resmi terjun ke dunia kerja. Ada banyak sekali manfaat yang dapat diperoleh dari kegiatan ini. Mulai dari mengenal dunia kerja, mengenal orang baru, belajar bekerja dengan baik, ulet dan cepat hingga mendapat pengakuan kinerja dari orang-orang yang sudah terlebih dahulu berkecimpung di dunia kerja.
Akan tetapi, meski terdengar sepele, masih banyak orang yang tidak tahu apa yang harus mereka lakukan ketika magang. Padahal, ada cukup banyak hal yang harus kamu dapatkan untuk mendapatkan pengakuan dari universitas atau sekolah sebagai siswa yang telah lulus magang dan diakui kegiatan magangnya. Kamu tentu tidak ingin menghabiskan waktu tiga bulan untuk kegiatan cuma-cuma. Untuk lebih lengkapnya, yuk cari tahu apa saja yang harus kamu lengkapi ketika selesai magang!
Surat Pernyataan
Surat Pernyataaan adalah surat yang menjadi bukti bahwa kamu telah diterima magang dan juga telah menyelesaikan magang. Umumnya, kamu akan mendapatkan dua buah surat pernyataan, yaitu pernyataan bahwa kamu telah diterima magang dan surat penyataan yang menyatakan bahwa kamu telah menyelesaikan kegiatan magang.
Surat pernyataan telah diterima magang umumnya akan kamu terima ketika lolos tahap interview atau ada ucapan lisan dari HRD atau HR bahwa kamu telah diterima. Surat ini juga umumnya kamu terima sebelum resmi memulai hari magang. Di dalam surat tersebut akan terdapat statement yang menyatakan nama kamu, universitas atau sekolah kamu berasal, diterima magang di perusahaan mana, sebagai apa dan jangka waktu kerjamu. Harap diingat, dalam surat pernyataan magang, kamu wajib mendapatkan kejelasan tentang jangka waktu kerjamu. Apakah kamu magang dua bulan, tiga bulan, empat bulan atau bahkan satu tahun dan juga jam kerja kamu magang. Sebagai anak magang, jam kerja kamu tidak boleh melebihi jam kerja karyawan tetap. Ditambah lagi, karena statusmu adalah anak magang, maka tanggung jawabmu tidak boleh lebih berat dibanding pegawai biasa.
Sebaliknya, surat pernyataan selesai magang adalah surat pernyataan yang biasanya bisa kamu dapatkan ketika hari terakhir ataupun seminggu setelah selesai magang. Di dalam surat ini biasanya akan tertera namamu, jobdesk magangmu dan juga nama serta tanda tangan dari pengawas lapanganmu ataupun CEO tempatmu bekerja. Tidak jarang juga CEO tersebut diwakili dengan tanda tangan HRD. Akan tetapi, tidak jarang juga banyak perusahaan yang menyepelekan surat pernyataan ini, sehingga sudah menjadi kewajiban bagi kamu untuk mengingatkan hal ini bahkan ketika interview masuk di awal. Kamu harus memastika betul bahwa kamu akan mendapat surat pernyataan sebagai bukti sah yang akan kamu berikan kepada instansi universitas ataupun sekolah.
Jika tadi kita berbicara tentang dua buah surat pernyataan, ada beberapa kasus dimana surat pernyataan yang diberikan oleh perusahaan hanya satu buah. Biasanya dalam surat ini hanya akan tertera nama, jobdesk-mu, tanggung jawabmu, nama penanggung jawab lapangan, jangka waktu magangmu mulai dari kapan kamu masuk dan kapan kamu selesai. Jika memang demikian, maka tidak apa-apa, surat tersebut tetap bisa jadi pegangan kamu. Namun, usahakan mendapat surat pernyataan ini di bulan pertama kamu magang ya, karena semakin lama kamu menunda-nunda, maka semakin lupa perusahaan kamu akan kepentinganmu tersebut.
Jurnal Penilaian
Jurnal penilaian adalah jurnal yang akan jadi form penilaian kerjamu selama magang di perusahaan tersebut. Jurnal penilaian biasanya diberikan oleh instansi sekolah ataupun universitas, lengkap dengan tabel untuk paraf dan tanda tangan pengawas lapangan ataupun CEO perusahaan (yang dapat diwakilkan oleh HRD). Namun, pada beberapa kasus, tidak jarang juga instansi tidak memberikanmu jurnal penilaian.
Jika hal ini terjadi, maka yang harus kamu lakukan adalah membuat jurnal penilaianmu sendiri. Kamu dapat membuatnya secara sederhana di laptopmu sendiri, kemudian lembaran penilaian itu nantinya akan kamu print dan kamu serahkan kepada pengawas lapanganmu. Ada baiknya jika kamu meminta paraf atau tanda tangan jurnal penilaian kerjamu selama seminggu sekali. Mengapa demikian? Karena jika kamu melakukannya di akhir bulan, belum tentu pengawas lapanganmu akan mengingat kinerjamu selama tiga bulan.
Jadi, buatlah laporan jurnal penilaian secara mendetail tiap harinya. Bagi kamu mahasiswa yang sedang magang, jangan lupakan ini, ya!
Bukti Kerja
Masih berkaitan dengan jurnal, ketika membuat jurnal laporan magang, biasanya kamu akan diminta oleh instansi untuk menyertakan bukti kerja magang. Bukti kerja magang berbeda dengan foto bukti magang. Bukti kerja magang adalah bukti fisik hasil pekerjaanmu selama berkegiatan di perusahaan tersebut. Misalnya saja, kamu diterima sebagai seorang editor video, maka hasil editanmu adalah bukti kerja magangmu. Contoh lain, misalnya saja kamu magang sebagai seorang customer service, maka list panggilan yang masuk serta laporan bulanan kinerjamu adalah bukti kerjamu.
Untuk itu, sangat penting bagimu untuk berkoordinasi dengan pengawas lapangan ataupun HRD tenang bukti kerja magangmu tersebut. Karena, tidak semua bukti kerja bisa diberikan secara bebas oleh perusahaan kepadamu. Beberapa bukti kerja memiliki hak milik sehingga tidak dapat diberikan sembarangan oleh perusahaan. Jadi, kamu harus berkonsultasi dengan tempat magangmu mengenai tata cara perolehan bukti kerjamu ya!
Foto Bukti Kerja
Sama seperti bukti kerja, foto bukti kerja adalah dokumentasi berupa fotomu ketika magang. Eits, tapi yang harap diingat ya, foto bukti kerja bukanlah foto selfie ataupun foto perpisahanmu dengan perusahaan. Foto bukti kerja adalah foto yang menampilkan kamu sedang mengerjakan pekerjaanmu. Mintalah bantuan teman magang ataupun senior tempat magangmu untuk mengambil dokumentasi dirimu.
Foto ini biasanya akan kamu lampirkan bersamaan dengan laporan kerja ketika magang usai. Foto ini bertujuan untuk memvalidasi kegiatan selama magang. Jadi, sempatkan untuk berfoto ya!
Sertifikat
Sertifikat adalah salah satu item yang biasanya akan “ditagih” oleh instansi sekolah ataupun universitas. Sertifikat biasanya akan diberikan oleh perusahaan tempat sebagai bukti sah bahwa kamu telah menyelesaikan kewajibanmu. Sertifikat ini biasanya berisi nama kamu, jobdesk kamu dan juga periode kegiatanmu lengkap dengan tanda tangan serta cap perusahaan.
Akan tetapi, tidak semua perusahaan memberikan sertifikat kepada para pemagang. Jika terjadi demikian, maka kamu harus pastikan kepada instansi sekolah atau universitasmu apakah boleh jika tanpa dilengkapi sertifikat selama masa kegiatanmu. Jika universitas atau sekolah tidak memperbolehkan dan perusahaan tempatmu bekerja tidak memberikan sertifikat, maka jangan dilanjutkan ya! Kamu tentu tidak ingin membuang-buang waktu tiga bulan yang tidak diakui karena sebuah sertifikat. Tetap semangat wahai pelajar atau mahasiswa yang sedang magang!
